Seorang sekertaris perlu sangat menjaga tata krama karena- Dirinya berdiri sebagai perwakilan perusahaan dalam urusan interaksi dengan pihak luar dan tamu yang akan berinteraksi dengan perusahaan.
-
Sekertaris merupakan pihak yang paling sering dihubungi dan diminta
bantuan untuk menyampaikan sesuatu ke atasan atau perusahaan.
-
Sekertaris menjadi ujung tombak perusahaan atau atasan dalam membuat surat pemeberitahuan atau undangan.
Sekretaris profesional harus memiliki dan bisa melakukan hal-hal berikut:
- Menampilkan Citra Perusahaan
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
Sebagai tangan kanan bos dan selalu mendapat kepercayaan dari bos, sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan.
Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atua pada saat meeting.
Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:
Menerapkan tata krama yang baik adalah penting bagi seorang sekretaris agar dapar menjalin relasi yang baik, baik dari internal maupun eksternal perusahaan. Di samping itu, sebagai representasi dari perusahaan, dengan tata krama yg baik, ia juga turut menjaga nama baik perusahaan.
PERAN SEKRETARIS
Dalam kegiatan sehari-hari seorang sekretaris dituntut untuk dapat membantu atasan secara maksimal, sehingga terkadang sekretaris tidak mempunyai jam kerja yang tetap karena semua tergantung pada pekerjaan atasan, Guna menunjang kegiatan atasan tersebut seorang sekretaris harus mempunyai peran dan tanggung jawab yang tepat, oleh karena itu secara global peran dan tanggung jawab sekretaris adalah :
A. Peran
Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjan atasn yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris harus membantunya, seperti :
a. Bila atasan akan melalukan hubungan bisnis melalui surat , maka sekretaris yang menyiapakn mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya
b. BIla pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat pelaksanaan rapat sampai setelah rapatpun sekretaris yang melakukannya kelancaran rapat tersebut.
c. Demikian juga apbila atasan akan melakukan perjalanan ke luar daerah, maka semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan kembali sekretaris yang memperlancar kegiatan atasan tersebut.
B. Tanggung Jawab
Dalam bekerja maka seorang sekretaris, mempunyai tanggung jawab yang cukup besar yaitu meningkatkan dan mempertahankan citra atasan, dalam hal ini sekretaris dituntut untuk selalu menjaga nama baik atasan dalam hal apapun baik dalam lingkungan perusahaan maupun di luar lingkungan perusahaan. Mempertahankan citra atasan terkadang juga harus melakukan tindakan atau perkataan yang berbeda dengan fakta yang ada, seperti pabila atasan dating terlambat maka sekretaris harus dapat berargumen bahwa atasan terlambat karena adanya pekerjaan yang di lakukan diluar kantor. Demikian juga untuk hal lainnya. Hal ini dilakukan agar citra atasan tetap baik.
Guna meningkatan peran dan tanggung jawab ini, seorang sekretaris harus mempunyai fungsi dalam kantor seperti :
a. Meningkatkan fungsi kantor, yaitu meningkatkan kantor sebagai tempat yang digunakan untuk melakukan pemikiran tentang jalannya usaha, atau sebagai pusat informasi atau sebagai pusat pelayanan masyarakat dan juga sumber data.
b. Memperlancar kegiatan ketatausahaan seperti mengetik, kearsipan, Komputer, dan penggandaan dokumen yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan.
c. Mempererat hubungan antara bawahan dengan atasan dalam hal komunikasi, karena itu sekretaris dapat dikatakan sebagai media penghubung dan juga penghubung antara dunia luar dan perusahaan dengan perusahaan itu sendiri.
d. Sebagai media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyusunan jadwal kerja harian.
Untuk memenuhi peran dan tanggung jawab tersebut yang sedemikian besar maka syarat yang diwajibkan untuk menduduki jabatan ini adalah :
A. Keterampilan dasar
Kemampuan mengetik 10 jari
Kemampuan ini berguna untuk mengerjakan berbagai pekerjaan kantor baik dengan mesin tik, atau computer, kemampuan minimal adalah kecepatan 200 entakan per menit, dengan kesalahan maksimal 3 entakan.
Penanganan Kearsipan
Kemampuan mengelola berkas sampai pada penyimpanan serta penggunaan system dengan benar. Agar penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Dengan standar waktu penemuan kembali maksimal 3 menit
Komputer
Dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai keperluan dan sistem yang tepat seperti Ms. Word, Ms. Excell serta PowerPoint. Juga dapat menjalankan internet untuk berbagai keperluan baik mengirim dan menerima berita atau mencari data.
Korespondensi
Suatu kemampuan membuat surat baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris, dengan berbagai bentuk atau variasi yang diinginkan atasan, baik dengan konsep atasan maupun mengkonsep sendiri.
Menerima dikte
Kemampuan dalam menerima instruksi atau berita, baik dengan cara ditulis tangan atau kemampuan komputer.
Pengetahuan Bank dan kas kecil
Suatu kemampuan yang memperlancar pekerjaan dalam hubungannya dengan keuangan atasan.
B. Keterampilan khusus
Tata Krama Lingkungan Kerja
Mengetahui bagaimana menjalankan kaidah-kaidah atau aturan dan sopan santun dalam bentuk perilaku di lingkungan kerja.
Tata Krama Bertelepon
Dapat menggunakan telepon dengan berbagai fungsi untuk melakukan tugas serta dapat menanganinya dengan standar kepuasan pelanggan
Komunikasi Efektif
Dapat menyampaikan pikiran dan maksud dengan jelas secara lisan maupun tulisan, serta dapat menyampaikan pendapat atau pesan di muka umum.
Hubungan Antarpribadi
Suatu cara untuk menyesuaikan diri dalam pergaulan, mempunyai cara-cara pendekatan baik kepada atasan maupun relasi.
C. Penampilan
Adalah hal penunjang untuk menjadi pegawai yang profesional. Penampilan ini sangat penting karena citra seseorang dapat dilihat dari penampilannya. Penampilan ini mencakup tata cara berpakaian, tata cara menggunakan tata rias, tata cara menggunakan asesoris di samping juga cara berjalan, cara berdiri dan cara duduk juga merupakan hal yang penting dalam penampilan.
Dikutip dari beberapa sumber.
http://topplanet.wordpress.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar