Mengenal Microsoft Word
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.
Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,
skripsi, novel, dan sebagainya. Selain menulis dokumen, MS Word juga
dapat digunakan untuk bekerja dengan tabel, menulis teks dengan kreasi,
menyisipkan gambar, maupun yang lainnya.
Secara default
tampilan area kerja program MS Word 2007 terdiri atas
Title Bar, Office Button, Quick Access Toolbar, Menu Bar, Ribbon, Ruler,
Status Bar, dan
View Toolbar. Tampilan area kerja dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1. Tampilan area kerja MS Word
Title Bar berisi nama file yang sedang
dikerjakan, serta tombol menampilkan, atau menyembunyikan jendela
program, dan menutup program, yaitu tombol Minimize, Maximize/Restore,
dan Close.
Office Button berisi perintah-perintah yang
berkaitan dengan dokumen seperti membuat dokumen baru (New),
membuka dokumen (Open), menyimpan dokumen (Save), mencetak dokumen
(Print), dan sebagainya (Gambar 2.2).
Gambar 2.2. Menu-menu dalam Office Button
Quick Access Toolbar berisi
tombol-tombol yang berfungsi sebagai alternatif penggunaan perintah yang
sering digunakan. Sebagai contoh, tool Open merupakan
shortcut dari Office Button > Open, atau tool Save merupakan shortcut dari Office Button > Save.
Menu Bar berisi serangkaian
perintah yang didalamnya terdapat sub-sub perintah sesuai kategorinya.
Sebagai contoh, pada menu Home terdapat submenu Clipboard, Font,
Paragraph, Styles, dan Editing yang didalamnya berisi perintah-perintah
sesuai kategorinya.
Ribbon berisi perintah-perintah khusus merupakan submenu Menu Bar.
Ruler merupakan kotak pengukuran
yang diletakkan secara horizontal, yaitu di atas dokumen, dan secara
vertikal, yaitu di sebelah kiri dokumen. Ruler berfungsi untuk
mempermudah melakukan pengaturan letak halaman.
Status Bar adalah baris horizontal yang menampilkan informasi jendela dokumen yang sedang ditampilkan, antara lain (Gambar 2.3):
Gambar 2.3. Status Bar
2.2. Membuat Dokumen Baru
Untuk membuat dokumen baru, dapat dilakukan dengan cara berikut:
2.2.1. Klik
Office Button>New sehingga muncul jendela baru yang menampilkan bagian
New Document.
2.2.2. Setelah itu pilihlah
Blank Document untuk
membuat dokumen. (Dapat juga memilih salah satu dokumen template untuk
membuat dokumen baru berdasarkan template yang telah disediakan.)
2.2.3. Di dalam
Quick Access Toolbar juga terdapat tombol
New (Gambar 2.4) yang berfungsi untuk membuat dokumen baru tanpa melalui jendela baru.
Gambar 2.4. Tombol New di Quick Access Toolbar
Sebelum memulai dokumen, sebaiknya atur properti terlebih dahulu.
Pengaturan properti mempengaruhi hasil cetakan. Pengaturan
properti dapat dilakukan dengan mengklik menu
Page Layout. Kemudian pada
ribbon Page Setup, klik ikon kecil pada pojok kanan bawah (Gambar 2.5.1.) sehingga muncul kotak dialog
Page Setup (Gambar 2.5.2). Kotak dialog ini terdiri dari tiga bagian, yaitu
Margins, Paper, dan
Layout.
Gambar 2.5. Ribbon Page Setup
Margins: untuk menentukan batas atas (
Top), kiri (
Left), kanan (
Right), dan bawah (
Bottom) dokumen, dan ada juga orientasi.
Paper Size: untuk menentukan ukuran kertas yang akan digunakan dengan memilih opsinya pada menu
drop-down. Jika menginginkan ukuran kertas sendiri, dapat diisi nilainya secara langsung pada kotak
Width dan
Height.
2.3. Menyimpan Dokumen
Untuk menyimpan dokumen baru, secara default nama dokumen yang dibuat akan berurutan, yaitu
Document 1, Document 2, Document 3, dan seterusnya. Cara untuk menyimpan dokumen adalah sebagai berikut:
2.3.1. Klik
Office Button>Save atau
Office Button>Save As sehingga muncul kotak dialog
Save As (Gambar 2.6).
Gambar 2.6. Kotak dialog Save As
2.3.2. Di dalam kotak dialog tersebut, lakukan pengaturan sebagai berikut:
- Save in: tentukan lokasi folder tempat dokumen akan disimpan.
- File name: ketikkan nama untuk identifikasi dokumen.
- Save as type: type dokumen, gunakan default yang diberikan, yaitu Word Document.
- Klik tab Save untuk menyimpan dokumen tersebut.
2.3.3. Untuk menyimpan dokumen lama yang telah diedit, klik
Office Button>Save. Apabila dokumen tersebut hendak disimpan dengan nama yang berbeda, klik
Office Button>Save As sehingga
caranya sama seperti menyimpan dokumen baru. Apabila dalam menyimpan
dokumen, nama yang digunakan sama dengan nama yang sudah ada di
dalam folder, maka kotak konfirmasi seperti pada Gambar 2.7. akan
muncul.
Gambar 2.7. Kotak konfirmasi penyimpanan.
• Replace exiting file: menimpa file yang sudah ada dengan dokuman baru.
• Save changes with a different name: menyimpan dokumen baru dengan nama lain.
• Merge changes into exiting file: menggabungkan perubahan yang dilakukan kedalam file yang sudah ada.
2.4. Menutup Dokumen
Setelah selesai mengedit dokumen dan memastikan sudah menyimpannya, ada beberapa cara untuk menutup dokumen, yaitu:
2.4.1. Klik Office Button>Close.
2.4.2. Klik tombol Close Window yang terdapat dalam Title Bar.
2.5. Membuka Dokumen
Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut:
2.5.1. Klik Office Button>Open.
2.5.2. Klik tombol
Open yang terdapat di dalam
Quick Access Toolbar. Sehingga muncul kotak dialog
Open (Gambar 2.8.), kemudian pilih file dokumen yang hendak dibuka.
Gambar 2.8. Kotak dialog Open
2.6. Menuliskan dan memformat teks dan paragraf
Pengetikan teks dimulai dari titik sisip (titik iterasi). Titik sisip
dapat dilihat dari garis hitam yang berkedip di dalam halaman dokumen.
Dalam mengetikkan teks, penekanan tombol Enter pada keyboard akan
membuat paragraf baru. Untuk membuat hasil yang maksimal, maka
diperlukan pemformatan karakter, seperti menentukan jenis huruf, tipe
huruf, ukuran huruf, dan lainnya. Pemformatan karakter dapat
diterapkan sebelum ataupun sesudah pengetikan. Klik menu Home,
kemudian pada ribbon Font klik ikon di pojok kanan bawah (Gambar 2.9.1)
untuk melakukan pemformatan sehingga muncul kotak dialog Font seperti
pada Gambar 2.9.2.
•
Font: untuk menentukan jenis huruf yang digunakan.
•
Font Style: menentukan tipe huruf, yaitu
Regular (biasa)
, Italic (miring)
,
•
Bold (tebal)
, dan
Bold Italic (tebal dan miring)
.
•
Size: menentukan ukuran huruf.
•
Font Color: menentukan warna huruf.
•
Effects: untuk membuat efek-efek yang akan diterapkan pada teks.
•
Preview: menampilkan contoh hasil pengaturan format teks.
Tabel di bawah ini memperlihatkan contoh-contoh hasil pemformatan teks dan penggunaan efek di dalam teks.
Tabel 2.1. Format karakter dan hasilnya
Selain pemformatan huruf, juga ada pengaturan paragraf. Perataan
paragraf ada empat macam, yaitu rata kiri (Align Left) , rata tengah
(Center) , rata kanan (Align Right) , dan rata kiri kanan (Justified) .
Contoh penggunaan perataan paragraf:
•
Rata kiri:
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.
Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,
skripsi, novel, dan sebagainya.
•
Rata tengah:
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.
Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,
skripsi, novel, dan sebagainya.
•
Rata kanan:
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.
Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,
skripsi, novel, dan sebagainya.
•
Rata kiri kanan (justified):
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.
Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,
skripsi, novel, dan sebagainya.
Pengaturan spasi baris adalah pengaturan jarak antarbaris di dalam paragraf.
Pengaturan ini dapat dilakukan dengan tombol
Line Spacing . Contoh penggunaan
Line Spacing.
•
Pengaturan spasi baris dengan nilai Single
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.
Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,
skripsi, novel, dan sebagainya.
•
Pengaturan spasi baris dengan nilai Double
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.
Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,
skripsi, novel, dan sebagainya.
Menyisipkan tabulasi juga sering digunakan dalam membuat dokumen. Contoh penggunaannya dapat dilihat pada Gambar 2.10.
Gambar 2.10. Penggunaan tabulasi di dalam dokumen
Cara paling mudah dalam menggunakan tabulasi adalah dengan memposisikan pointer pada
Ruler kemudian klik pointer sehingga muncul simbol tabulasi. Untuk menghapus tabulasi, seret simbol tabulasi keluar
Ruler. Ada lima
alignment yang dapat dipilih, yaitu
Left , Center , Right , Decimal dan
Bar .
2.7. Mengedit Text
Mengedit text meliputi menghapus, memilih, menggandakan, dan lain sebagainya.
•
Memilih karakter, kata, baris, dan paragraf
Karakter yang terpilih akan ditandai dengan kotak hitam yang
menutupinya dan warna karakter akan berubah terang. Untuk memilih
karakter yang berurutan, posisikan pointer di belakang karakter pertama,
tekan mouse, kemudian seret ke arah karakter-karakter yang dipilih.
Untuk kata-kata yang tidak berurutan, tekan tombol
Control pada
keyboard sebelum berpindah ke kata yang berikutnya. Untuk memilih satu
baris, posisikan pointer di sebelah kiri baris sehingga pointer berubah
menjadi tanda anak panah, kemudian klik hingga baris tersebut terplih.
Untuk memilih satu paragraf, posisikan pointer di atas sembarang teks di
dalam paragraf, kemudian klik tiga kali maka seluruh paragraf akan
terpilih. Dan untuk memilih seluruh karakter, pilih tab
home kemudian pada ribbon pilih
select > select all.
•
Menghapus karakter
Penghapusan karakter dapat menggunakan tombol
Del dan
Backspace pada keyboard. Perbedaan diantara keduanya adalah:
o Apabila titik sisip berada di belakang karakter yang akan dihapus, gunakan tombol
Del pada keyboard
.
o Apabila titik sisip berada di depan karakter yang dihapus, tekan tombol
Backspace pada keyboard
.
•
Menggunakan perintah Copy, Cut, dan Paste
Perintah
Copy dan
paste mempunyai kaitan. Perintah
Copy digunakan untuk menggandakan karakter yang terpilih untuk kemudian menempatkannya pada posisi lain, perintah
Paste adalah untuk menempatkan hasil pengoperasian perintah tersebut ke tempat yang baru. Perintah
Cut digunakan untuk memotong karakter yang terpilih untuk kemudian dipindahkan. Perintah
Cut juga memerlukan perintah
Paste untuk menempatkan hasil ke tempat yang baru. Bedanya dengan perintah
Copy adalah perintah
Cut akan menghapus karakter yang berada pada posisi aslinya, sedangkan perintah
Copy tidak menghapus karakter pada posisi asli. Perintah
Copy, Cut, dan
Paste juga berlaku antar dokumen.
•
Menggunakan perintah Undo dan Redo
Perintah
Undo digunakan untuk mengembalikan aksi yang telah dilakukan ke aksi sebelumnya. Sedangkan
Redo adalah sebaliknya.
2.8. Menggunakan penomoran dan penandaan
Seringkali di dalam dokumen dijumpai penulisan teks dengan penomoran (
numbering) dan penandaan (
bullet). Program MS Word menyediakan fasilitas
Bullet and Numbering untuk membuat variasi teks. Dalam program word 2007 ini Bullet and Numbering dapat dipilih pada Ribbon
Home > fasilitas
Paragraph Perhatikan contoh penggunakan penomoran dan penandaan berikut ini :
Contoh penandaan :
Produk dari MS office antara lain :
• MS Word
• MS Excel
• MS Powerpoint
Contoh penomoran :
Produk dari MS office antara lain :
1. MS Word
2. MS Excel
3. MS Powerpoint
Contoh penggunaan :
Produk dari MS office antara lain :
1) MS Word
a) MS Excel
i) MS Powerpoint
2.9. Menggunakan tabel
Pada umumnya, penyisipan tabel ke dalam dokumen berfungsi untuk mendukung penjelasan/uraian dokumen. Untuk membuat tabel, pilih
Insert, pada ribbon pilih
Table, kemudian pilih ukurannya. Dapat juga dengan cara, pilih
Insert > Table > Insert Table, kemudian akan muncul dialog box seperti berikut :
Gambar 2.11. Kotak dialog insert tabel
•
Number of columns : untuk menentukan jumlah kolom, sebagai contoh isikan 2.
•
Number of rows : Untuk menentukan jumlah baris, sebagai contoh isikan 3.
•
Autofit behavior : untuk pengaturan lebar kolom.
Text dapat langsung diketikkan pada sel dalam tabel, hasil dari contoh akan seperti berikut :
Untuk membuat tabel menjadi bervariasi, dapat dilakukan dengan : klik
tabel yang sudah dibuat, kemudian pada menu akan muncul dua menu tab
baru, yaitu
design dan
layout. Pilih
design untuk membuat tabel bervariasi.
| DAFTAR MATA PELAJARAN |
| SENIN |
PENGANTAR BISNIS |
| PROGRAM KEAHLIAN 1 |
Atau dapat diatur juga mengatur posisi text dalam kolom, mengurutkan
data, dan sebagainya yang dapat kita lakukan dengan memilih menu tab
layout.
2.10. Menyisipkan objek
•
Menyisipkan gambar
Gambar dapat disisipkan ke dalam dokumen. Gambar yang disisipkan dapat berupa file gambar atau kumpulan gambar (
clip art) yang telah disediakan program MS Word. Untuk menyisipkannya, klik tab menu
Insert >
Clip Art. Pada bagian
Search for: dapat diisi dengan kata petunjuk yang berhubungan, misalnya
animals. Maka akan di dapat hasil seperti berikut :
Untuk menyisipkan gambar yang diinginkan, tinggal klik gambar yang diinginkan. Berikut ini contoh hasilnya :
Untuk menyisipkan gambar dari file, pilih tab menu
Insert > Picture sehingga muncul dialog box seperti berikut :
•
Menyisipkan objek AutoShape
AutoShape adalah objek-objek dengan bentuk tertentu yang
dapat disisipkan ke dalam dokumen. Objek-objek tersebut antara lain
bentuk garis, lingkaran, persegiempat, dan lainnya. Untuk
menyisipkannya, pilih tab menu
Insert > shapes kemudian pilih bentuk objek yang diinginkan. Objek – objek tersebut juga dapat disisipi text, seperti contoh :
Ini contoh text….
•
Menyisipkan symbol
Di dalam dokumen sering kita jumpai beberapa simbol seperti © , ® , ™
, dan lain sebagainya. Cara untuk menyisipkan simol – simbol tersebut,
pilih tab menu
Insert >
Simbol kemudian pilih
more symbols
•
Menyisipkan diagram
Untuk membuat diagram struktur organisasi seperti contoh di bawah, pilih tab menu
Insert > smart art kemudian pilih
organization chart .
Untuk membuat diagram seperti contoh dibawah, pilih tab menu
Insert > chart, kemudian ganti nilai sesuai dengan yang dikehendaki.
Untuk mengganti tipe diagram dapat dilakukan dengan klik kanan diagram, kemudian pilih
edit, lalu pada menu pilih
edit chart , kemudian pilih tipe yang dikehendaki.
•
MenyisipkanWordArt
Teks yang dibuat dengan
WordArt akan tampak lebih bervariasi. Salah satu contoh penggunaan
WordArt adalah di bawah ini:
Cara menggunakannya, pilih tab menu
Insert pilih
wordArt, kemudian pilih tipe yang dikehendaki, setelah itu masukkan text yang ingin di tulis dengan wordart.
•
Menyisipkan nomor halaman
Penomoran halaman dapat dilakukan secara praktis. Caranya dengan memilih tab menu
Insert > page number, kemudian pilih letak nomor halaman sesuai dengan keinginan, sebagai contoh pilih
Bottom of page, maka akan muncul pilihan tipe.
•
Menyisipkan Header and Footer
Fasilitas
Header and Footer digunakan untuk membuat catatan kaki, penomoran halaman, dan yang lainnya. Untuk masuk ke bagian ini, pilih
Insert kemudian tinggal pilih
header atau
footer. selanjutnya
masukkan text untuk header dan footer. Pada saat mengisi text untuk
header atau footer, bagian text utama akan disable, atau berwarna redup
dan tidak dapat di edit. Untuk mengedit main text, pilih
close header and footer pada ribbon.
•
Menyisipkan background atau watermark
Jika di kehendaki dalam membuat suatu dokumen diperlukan background
atau cap redup transparan pada hasil dokumen dapat dilakukan dengan
cara, klik
Page layouts > watermarks > custom watermarks . selanjutnya akan muncul dialog box, jika ingin background dengan tulisan maka pilih
text watermarks kemudian atur sesuai keinginan. Jika ingin menggunakan background gambar pilih
picture watermarks kemudian pilih gambar mana yang akan digunakan sebagai background. Cek juga pada checkbox
washout untuk mendapatkan gambar background yang redup sehingga text pada dokumen mudah dibaca.
•
Borders, Shading, dan Drop Cap
Beberapa tambahan dalam membuat dokumen tampak lebih menarik seperti contoh
dibawah ini:
MICROSOFT OFFICE 2007
icrosoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.
Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,
skripsi, novel, dan sebagainya. Selain
menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk bekerja dengan table, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, dll
untuk bagian
MICROSOFT OFFICE 2007 yang berwarna orange serta memiliki garis bawah, dapat dilakukan dengan memblok text tersebut, pilih
page layout > page borders, kemudian pilih tab
Border, pilih box namun hanya pada bagian bawah text saja, kemudian pilih warnanya. Selanjutnya pilih tab
shading kemudian pilih warnanya.
Untuk huruf pertama (M) yang berukuran besar dibuat dengan cara , pilih
Insert > Drop Cap kemudian pilih jenis yang dikehendaki.
•
Membuat Kolom
Untuk membuat kolom seperti contoh di bwah ini,pilih
page layouts > columns kemudian tentukan banyaknya kolom yang ingin dibuat.
2.11. Membuat daftar isi
MS Word 2007 menyediakan fasilitas yang praktis untuk membuat suatu daftar isi, seperti contoh dibawah ini. Caranya, pilih
References > table of content kemudian
pilih tipe sesuai dengan yang diinginkan. Jika setelah daftar isi
dibuat kemudian terjadi update data, dimana judul dan lokasi halaman
tidak sesuai, dapat diatasi dengan klik
References > Update table > Update page number only.
Vi. Mengedit Text ……………………………………………………………………………………….. 10
• Memilih karakter, kata, baris, dan paragraf ……………………………………………….. 10
• Menghapus karakter ……………………………………………………………………………… 10
• Menggunakan perintah Copy, Cut, dan Paste …………………………………………….. 10
• Menggunakan perintah Undo dan Redo ……………………………………………………. 10
2.12. Mail Merge
Fasilitas Mail Merge tentu sudah dikenal. Namun dengan berkembangnya
Microsoft Word 2003 ke Microsoft Word 2007, pengguna akan sedikit
mengalami kesulitan. Pada Tutorial kali ini, kita akan membahas
langkah-langkah sederhana menggunakan mail merge pada Microsoft Word
2007:
1. Tuliskan kata
Kepada dan
di pada lembar kerja Ms Word 2007 seperti di gambar:
2. Pilih menu Mailings
3. Pilih menut start Mail Merge
4. Pilih menu Step by step Mail Merge Wizard
5. Selanjutnya ada 6 (enam langkah) lagi yang akan dipandu oleh
Wizard, yaitu (1) select document type (2) Select starting document (3)
select recipients (4) Write your letter (5) Preview your letters (6)
complete the merge.
Selengkapnya bisa dilihat dengan membuka blog atau website :
http://zidni-smk-gondang.blogspot.com/2010_11_01_archive.html
2.13. Mencetak
Sebelum mencetak dokumen, ada baiknya jika tampilan cetak dilihat terlebih dahulu. Hal ini dapat dilakukan dengan cara klik
office button > Print > print Preview. Jika sudah sesuai, cara untuk mencetak adalah dengan klik menu
File > Print sehingga muncul kotak dialog
Print.. Atur properti atau lakukan pengaturan hasil cetakan yang dihendaki jika diperlukan. Klik
OK.
